Il sistema della qualità aziendale spesso risiede all’interno dei singoli uffici qualità e viene sostanzialmente subito dal resto dell’azienda, che, nella migliore delle ipotesi fornisce solo dei piccoli contributi e a posteriori. Ma cosa si perde in questa modalità? Qual è l’impatto sulla competitività? Come operare per mettere in atto una svolta in merito: attuando un cambiamento e sviluppando un sistema per la gestione della qualità, basato sulla metodologia delle mappe mentali.
Un sistema di gestione aziendale altro non è che l’insieme delle risorse, dei processi, delle competenze e delle regole impostate per rendere più efficiente ed efficace l’organizzazione; infatti l’obiettivo comune che sottende a tutti gli standard applicabili è il miglioramento continuo; miglioramento continuo delle performance dell’organizzazione così come definite dalla stessa in modo da garantire la continuità del business in contesti complessi sempre in evoluzione e che per tale motivo rappresentano un fattore di incertezza. La comprensione di un sistema di gestione si fonda infatti su un paio di concetti fondamentali: il ciclo PDCA (Plan Do Check Action) del miglioramento continuo e l’approccio all’identificazione e valutazione dei rischi.
Il ciclo PDCA applicato in tutte le sue fasi garantisce la realizzazione degli obiettivi attraverso -prima di tutto- l’identificazione degli obiettivi stessi, che non sempre risulta chiara fin dall’inizio quindi una attenta pianificazione delle attività, delle risorse, dei controlli al fine del raggiungimento degli obiettivi; successivamente attraverso la realizzazione delle fasi pianificate e dei controlli che se non soddisfatti richiedono una revisione della pianificazione e al termine delle attività, una volta raggiunti gli obiettivi, la standardizzazione dei risultati ottenuti e l’identificazione di nuovi obiettivi per ricominciare lo stesso ciclo su un livello di performance sempre più sfidante.
Questa attività di miglioramento continuo però non può prescindere da una costante analisi dei contesti in cui l’organizzazione opera e della loro evoluzione al fine di individuare quei fattori di incertezza, rischi od opportunità, che potrebbero impattare in modo anche importante sulla pianificazione e realizzazione degli obiettivi. L’approccio basato sulla valutazione dei rischi rappresenta lo strumento per mitigare l’effetto dell’incertezza sugli obiettivi definiti e pianificati, mettendo in campo le azioni adeguate e revisionandole il più spesso possibile; addirittura, l’approccio basato sulla valutazione dei rischi più che lo strumento dovrebbe diventare l’attitudine con la quale utilizzare tutti gli altri strumenti proposti dalla normativa.
Il metodo MindUP Qualità favorisce l’applicazione di entrambi gli approcci perché attraverso mappe mentali strutturate e impostate già per garantire un’analisi approfondita e integrata su tali aspetti, guida la Direzione nel percorso del miglioramento continuo e nell’identificazione e mitigazione dei rischi.
Chiarite le premesse vediamo come è possibile operare fattivamente perché il sistema qualità esca dalle mura dell’ufficio preposto e si propaghi all’interno di tutta l’azienda. Perché quello è il suo vero posto se deve contribuire a generare e capitalizzare valore per le aziende.
Da dove partire: dalle cause. La Qualità viene vissuta come un orpello – magari necessario- ma sempre e comunque un orpello. Da un lato bisogna agire sulla cultura aziendale a tutti i livelli e riaffermare il concetto ed i fondamentali per un ‘azienda, dall’altra va migliorata la comunicazione tra i reparti e, quindi, con l’ufficio qualità. Un percorso che debba portare efficacia ed efficienza nelle comunicazioni necessità di persone orientate e – soprattutto- di un metodo di comunicazione in grado di oggettivare temi e situazioni, in maniera tale da poter essere condivisi senza dare adito al prevalere di rapporti interpersonali o di rivalità tra team/ tra responsabili di diversi dipartimenti. L’obiettivo è comune, tutti dobbiamo essere orientati verso lo stesso risultato. Un risultato che si ottiene dall’introduzione di metodi e regole condivise (o quantomeno conosciute) al fine di coinvolgere le persone in un percorso che le vede meglio orientate verso il Sistema qualità.
L’introduzione delle mappe mentali con l’approccio gerarchico relazionale si sono rivelate uno strumento che consente di avvicinare il linguaggio dei singoli responsabili di dipartimento/di team con il linguaggio richiesto dalle normative cogenti dei sistemi qualità e quindi da parte delle persone preposte alla Qualità in azienda. Introdurre un sistema di descrizione della Qualità basati su un eco- sistema predefinito ed interrelato di mappe mentali ha un risultato veramente dirompente. Accade che le persone coinvolte capiscono perché gli vengono chieste certe informazioni, ma soprattutto capiscono cosa viene a loro chiesto. Il primo passo verso una proattività inaspettata. Le persone dei reparti danno suggerimenti e si sforzano di applicare quanto definito e compreso dalle persone che trattano la qualità coma missione aziendale. Una sorta di circolo virtuoso che, nel breve periodo, fa propria la mentalità del miglioramento continuo, della soddisfazione del cliente, della gestione intelligente e programmata delle criticità.
Tutte situazioni che impattano sulla fluidità dei processi che alla fine generanno la remunerazione delle persone.
Scusate se è poco.